マイページ大学経営に潜む「自前主義リスク」をどう乗り越えるか
■ 今、日本のバックオフィスで起きている変化
2025年11月、日本証券業協会は、人手不足や業務の高度化を背景に、業界全体の事務を共通化する新会社の設立を発表しました。「情報の正確性」と「厳格な秘匿性」が何より重視される証券業界が、あえて事務基盤を外部に集約するという判断を下したことは、大きな転換点と言えます。それは、すなわち、「すべてを自前で抱え込むことが、必ずしも安全策ではない」という認識が、社会全体で共有され始めていることを意味しています。
この動きは、2026年問題を目前に控える大学の国際交流部門やバックオフィス部門にとっても、決して無関係ではありません。
■ 「事務の肥大化」と「セキュリティ」の板挟み
大学の国際交流業務では、ビザ管理、海外送金、学生の個人情報管理など、年々高度な専門性と厳格なセキュリティ対応が求められています。
一方で、学内システムだけで最新のサイバー脅威や国際的なデータ保護基準に対応し続けることには限界があり、結果として「職員一人ひとりの注意」に依存した運用になっているケースも少なくありません。
この状態は、担当者にとっても、管理者にとっても、大きな心理的・実務的負担となっています。
■ 国際認証「SOC 2 Type II」に準拠したシステム基盤
イクシルでは、国際的なセキュリティ認証である「SOC 2 Type II」に準拠したシステム基盤を採用しています。
銀行レベルの暗号化と、第三者機関による厳格な監査をクリアした環境で、学生のパスポート情報や成績などの機微なデータを安全に管理・運用しています。
これにより、大学側が個別にシステム対応やセキュリティ対策を抱え込む必要がなくなり、万が一のリスクに対する管理負担の軽減にもつながります。
■ 「必要な分だけ」導入できる、柔軟な業務支援
イクシルの業務支援は、大規模なシステム刷新や全面的な外部委託を前提とするものではありません。大学の現場で今、負担になっている業務に対して、必要な分だけ導入できる仕組みです。
① 海外研修・留学手続きの専門対応
ビザ申請確認や海外渡航事務など、専門性が高く煩雑な業務を、イクシルの専任チームが支援します。
② メニュー単位・短期でのピンポイント導入
特定の研修プログラムのみ、繁忙期の数ヶ月間のみなど、業務内容や期間を限定した柔軟な導入が可能です。
③ 周辺事務を含めた幅広い対応
渡航関連業務に加え、海外送金、学生からの集金、キャリア支援など、国際交流業務に付随する事務にも対応しています。
④ 属人化と引き継ぎリスクの軽減
業務ノウハウを外部に蓄積することで、教育コストの再発や引き継ぎの負担を抑え、人事異動があっても安定した業務運営の実現を支援します。
本記事で触れた業務支援の考え方を、より具体的な業務単位で整理した資料もご用意しています。
▶ 大学国際交流部門のための戦略的外部連携（BPO）のススメ【資料を見る】
■ 属人化と引き継ぎリスクという“見えにくい課題”
大学の国際交流や学務業務は、どうしても属人化しやすい分野です。専門性の高い業務を一人の職員が担い、異動や欠員が生じるたびに、再びゼロから育成が必要になる──この繰り返しは、大学にとって大きな「見えにくいコスト」となっています。イクシルでは、業務ノウハウを外部に「ストック」することで、引き継ぎの断絶を防ぎ、人事変動があっても業務品質を一定に保てる体制づくりを支援しています。
■ 事務は外部へ、時間と情熱は学生へ
煩雑で専門性の高い事務業務は、テクノロジーと外部の専門リソースに任せる。そして、大学職員の皆さまには、本来注ぐべき「学生支援」や「教育企画」に、より多くの時間とエネルギーを使っていただきたいと考えています。
事務負担の最適化は、単なる効率化ではなく、大学全体の教育力を高めるための戦略的な選択です。2026年以降を見据え、持続可能でレジリエントな大学運営を実現するための一つの選択肢として、参考にしていただければ幸いです。
≪ お問い合わせ ≫
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